Documentos Contábeis

Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos : Documentos Contábeis e Documentos Legais :

Documentos Contábeis

Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data , em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais , separados e arquivados por mês , por trimestre ou por ano , de conformidade com o volume de documentos de cada empresa .

Os principais documentos contábeis são :
– notas de compra/serviços
– notas de vendas/serviços
– extratos bancários
– duplicatas pagas
– comprovantes de despesas/custos
– cópias de cheques
– comprovantes de débitos/créditos bancários
– outros documentos contabilizados

Documentos Legais

Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos :

100 –	FEDERAL
200 –	ESTADUAL
300 –	MUNICIPAL
400 –	MINISTÉRIO DO TRABALHO
500 –	CONTRATOS
600 –	INSS
700 –	SINDICAL
800 –	DIVERSOS

Por sua vez, cada setor é dividido em:

100 – FEDERAL

101 –	Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)
102 –	Declaração do Imposto de Renda – Pessoa Jurídica
103 –	Ficha de Alteração do CNPJ
104 –	Pedido de Restabelecimento do CNPJ
105 –	Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF
106 –	Comunicações de Aumento de Capital
107 –	Demonstrativos dos Duodécimos
108 –	CAIF
109 –	Comunicações de IPI e IRPJ
110 –	DIRF
111 –	Cartão do CNPJ
112 –	Notificações – Auto de Infrações
113 –	Baixa do CNPJ
114 –	Certidão Negativa por Encerramento de Atividades
115 –	Programa de Alimentação ao Trabalhador
116 –	DNER
117 –	Defesas
118 –	Utilidade Pública
119 –	Parcelamentos
120 –	Termo de Opção – Simples
121 –	Autorização do DAC
122 –	IPEM
123 –	Divisão de Censura de Diversões Públicas
124 –	CADE – SDE

200 – ESTADUAL

201 –	Declaração Cadastral (DECA)
202 –	Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE)
203 –	Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF)
204 –	Índice de Participação dos Municípios (DIPAM)
205 –	Licença da CETESB
206 –	Demonstrativo das Operações Interestaduais
207 –	Certidão Negativa do ICM
208 –	Autorização para Confecção de Notas Fiscais
209 –	Auto de infração
210 –	Parcelamento do ICM
211 –	Notificações
212 –	FIC – Ficha de Inscrição do Contribuinte
213 –	Declarações
214 –	Alvará de Utilização – Secr. Saúde
215 –	Modelos de Notas Fiscais
216 –	Comprovação ZONA FRANCA
217 –	Conselho Regional de Educação
218 –	Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma)
219 –	IBDF – IBAMA
220 –	Defesas
221 –	Licença da Divisão do Exercício Profissional
222 –	Utilidade Pública
223 –	Declaração de Microempresa
224 –	Laudos Técnicos
225 –	Pedido/ Comunicação Uso Processamento de Dados
226 –	Vigilância Sanitária

300 – MUNICIPAL

301 –	Guia de Inscrição ou Atualização
302 –	Ficha de Inscrição no CCM
303 –	Taxas de Licença
304 –	Certidão Negativa do ISS
305 –	Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME)
306 –	Cadastramento de Anúncios (CADAN)
307 –	Pedido de Vistoria
308 –	Comunicados
309 –	Imposto Predial
310 –	Auto de Infração e Intimação
311 –	Autorização para Impressão de Notas Fiscais
312 –	Habite-se / Auto Vistoria
313 –	Alvará de Funcionamento
314 –	Defesas
315 –	Utilidade Pública
316 –	Declaração de Microempresa
317 –	Parcelamentos
318 –	Cancelamentos
319 –	CONTRU/FICAM
320 –	Regime Especial

400 – MINISTÉRIO DO TRABALHO

401 –	Cadastro de Empresas
402 –	Relação de Empregados Menores
403 –	RAIS / DCPIS
404 –	CIPA
405 –	Certificados de Aprendizagem SENAI
406 –	Reclamações Trabalhistas – Defesas
407 –	Notificações/ Processos/ Autos de Infração
408 –	Certificados de Aprovação das Instalações – CAI/DI
409 –	Defesas
410 –	Acordo de Compensação
411 –	Laudos Técnicos

500 – CONTRATO

501 –	Contrato Social – Ata de Constituição
502 –	Alterações de Contrato
503 –	Contrato de Locação
504 –	Contrato de Uso de Veículos
505 –	Cadastro da JUCESP
506 –	Contrato de Assessoria
507 –	Contrato de Prestação de Serviços
508 –	Reuniões
509 –	Publicações em Jornais
510 –	Atas
511 –	Contratos Diversos
512 –	Comprovante de Caução de Locação
513 –	Certidão Breve Relato – JUCESP
514 –	Xerox das Exigências – JUCESP
515 –	Declaração de Alienação de Participações Societárias
516 –	Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA.
517 –	Notificações
518 –	Defesas
519 –	Recadastramento – São Paulo Firma
520 –	Buscas Jucesp/Cartórios

600 – INSS

601 –	Pedido de Matrícula (Inicial)
602 –	Certificado de Matrícula
603 –	Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC)
604 –	Certificado de Regularidade de Situação
605 –	Certificado de Quitação
606 –	Certificado de Taxa de Seguro
607 –	Demonstrativo dos Salários de Contribuição
608 –	C..B.
609 –	Alterações: Nome, Endereço, CGC
610 –	Declarações de Rendimento do INSS
611 –	Comprovante Inscrição Contribuição Individual
612 –	Carnês dos Sócios
613 –	Recadastramento
614 –	Autos de Infração
615 –	Defesas
616 –	SESI
617 –	Termo Ação Fiscal – TAF
618 –	Parcelamentos

700 – SINDICAL

701 –	Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador
702 –	Conselho Regional de Farmácia
703 –	Dissídios Coletivos
704 –	Acordos
705 –	SENAI – CIESP – FIESP
706 –	FINAME
707 –	Certidões e Registros
708 –	CRA
709 –	CORCESP
710 –	Conselho Regional de Contabilidade
711 –	CRECI
712 –	CREA
713 –	Correspondência Sindicato Patronal
714 –	CONAR (Legislação e Processos)
715 –	SUSEP
716 –	Certidão Negativa de Débito Salarial
717 –	Conselho Regional de Medicina
718 –	EMBRATUR
719 –	Conselho Nacional do Cinema

800 – DIVERSOS

801 –	CACEX
803 –	Certidão de Registro de Capital Estrangeiro
804 –	Procurações / Declarações
805 –	Balanços e Balancetes
806 –	Documentos dos Sócios ( xerox )
807 –	Marcas e Patentes
808 –	Correspondências
809 –	Consultas
810 –	Certidões Negativas – Fórum – Cartórios – J.Federal – FGTS
811 –	Escrituras
812 –	Apuração do Ativo Imobilizado – TELESP
813 –	Ajustes de Balanço
814 –	Laudo de Avaliação
815 –	Relatórios
816 –	Inventário
817	Depósito Inicial
818	Cadastro de Fornecedores e Associações
819	Convocações
820 –	Atestado de Residência e Capacidade Técnica
821 –	Cadastro de Bancos
822 –	Mapas de Depreciações
823 –	Alvarás
824 –	Seguros
825 –	Carta de Fiança
826 –	Eletrobras
827 –	BNDES
828 –	Consórcios

As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:

PASTA A/1

PASTA B/2

1-	Guias de Recolhimento do INSS	9 –	Guias de Apuração e Recolhimento do ICM
2-	Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS	10 –	Guias de Apuração e Recolhimento do IPI
3 –	Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social	11 –
4 –	Guias de Recolhimento do ISS	12 –
5 –	Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados	13 –	Orientações e Comunicados
6 –	Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS	14 –	Memos – Empresa Contábil
7 –	Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial	15 –
8 –	Folhas e Envelopes de Pagamento	16 –


PASTA C/3		PASTA D/4

17-	Balanços	25 –	Fichas Financeiras e Informes de Rendim.
18-	Balancetes	26 –	Folhas de Pagamento e Pro-Labore
19-	Cadastros e Declarações	27 –
20-	IBGE	28 –
21-	DCTF	29 –
22-		30 –
23-		31 –
24-		32 –	Documentos dos Autônomos


	PASTA E/5
	FUNCIONÁRIOS
33-			40 – Empregados Desligados
34-			40.1 –
35-			40.2 –
36-			40.3 –
37-			40.4 –
38-			40.5 –
39-			40.6 –
			40.7 –
			40.8 –
			40.9 –
			40.10 –

Prazos para guarda de documentos

A legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário, etc.). A seguir, divulgamos algumas tabelas de guarda de documentos.

Prazos Federais